Ausgangssituation

Das bei meinem Arbeitgeber genutzte Archiv unterlag seit einigen Jahren einem ziemlichen Raubbau. Jeder Mitarbeiter hatte Zugang, einen zentralen Verwalter hierfür gab es nicht.

Dementsprechend war auch die Situation vor Ort. Akten lagen kreuz und quer, über und nebeneinander. Die Ablagestruktur unterschied sich von Arbeitsgruppe zu Arbeitsgruppe.

Ein loses Ablagesystem nach Ordnungsnummer und Jahr wurde immer wieder von einzelnen Kollegen durch "dazwischen legen" unterminiert.

Durch das ständige kommen und gehen gab es keine Übersicht, welche Akten im Keller liegen oder bereits ausgesondert wurden. (Das Aussondern übernahm kurioserweise dann doch ein von der Geschäftsführung bestellter Kollege)

Nun kam von der Geschäftsleitung der Auftrag, dieses System zu überarbeiten. Die EDV wurde beauftragt, ein Archivierungssystem "aus Bordmitteln" nebst Organisationsvorschlag zu erstellen, um der Situation Herr zu werden.

Planungsphase

Klar war von Anfang an, dass ein bzw. zwei Kollegen für die Verwaltung des Archivs abgestellt werden. Eine dezentrale Lösung, wie sie seit Jahrzehnten praktiziert wurde, führte ja nachweislich zu keinem Erfolg.

Ziel war es, ein System zu ersinnen, welches Akten aus den Arbeitsgruppen über den Verwalter in den Keller befördert. Das ganze wohl dokumentiert und nachvollziehbar. Zugang zum Archiv sollte nur der Verwalter als Alleinverantwortlicher haben.
Daher war es notwendig, einen Rückkanal für die Akten mit zu implementieren.

Bordmittel

Bormittel in der Verwaltung nennt sich üblicherweise "Microsoft Office", da seit Jahren im Einsatz und jedem Kollegen zumindest rudimentär vertraut. Eine Web-Lösung im eigenen Netzwerk wäre zwar schön gewesen, lässt sich aber mit der landesweiten Netzstruktur nicht ohne größeren Aufwand realisieren. Das eigene Intranet wird aber im späteren Handling als Zugangsmöglichkeit für die Nnutzer verwendet.

Verfahrensablauf

Archivierung

Der Plan sieht vor, dass die einzelnen Arbeitsgruppen die Akten selbst für die Archivierung vorbereiten. Hierzu gehört das korrekte Beschriften des Aktendeckels, das Ermitteln des Akteninhalts (betreffende Jahre, etc.) sowie das Erfassen der Akten in einer sog. Meldeliste und die geordnete Zwischenlagerung im eigenen Büro. Eine alphabetische Ablage ist grds. nicht nötig, dazu gleich mehr.
Diese Meldeliste wird den Arbeitsgruppen von der EDV als Excel-Tabelle mit UserForm zur Verfügung gestellt, um eine einheitliche Datenstruktur für die Archivierung zu gewährleisten.

Eine automatisch generierte E-Mail wird an den Verwalter gesendet.

Dieser erhält somit den Arbeitsanstoß, die sortierten Akten in der Arbeitsgruppe abzuholen.
Der Verwalter führt eine sog. Archivierungsliste. Hier sind sämtliche Akten, die von ihm archviert wurden aufgeführt. Diese Liste wird im firmenweiten Intranet veröffentlicht.
Die Daten aus den Meldeungen der Arbeitsgruppen werden von ihm in die Archivierungsliste übernommen und fortlaufend nummeriert. Hier sieht man, warum die Alphabetisierung nicht nötig war. Einziges Sortierungsmerkmal ist die fortlaufende Nummer.

Nach Erfassen der Akten in der Archivierungsliste werden diese dann ins Archiv verbracht.

Aktenanforderung

Für die Aktenanforderung stellt die Archivierungsliste den Startpunkt dar.

Sollte eine Akte aus dem Archiv benötigt werden, muss die entsprechende Arbeitsgruppe die laufende Nummer der Akte aus der Archivierungsliste ermitteln. Diese Nummer wird dem Verwalter per Mail gemeldet, welcher dann die Akte aus dem Archiv holt und per Hauspost an die Arbeitsgruppe versendet.

Datenstruktur

Disclaimer: Die Datenstruktur ist unternehmensspezifisch. Da ich in der Finanzverwaltung arbeite, kann ich nur zu unserer Struktur Aussagen treffen. (Is klar oder?)

Zentraler Bestandteil einer Akte ist die Steuernummer und der Name des Steuerpflichtigen. Darüber hinaus besitzt sie weitere Attribute wie Steuerart, beinhaltene Jahre, ggf. Unterakten, usw.
Diese einzelnen Bezüge sind leider nicht als Index-Begriffe nutzbar, da jeder einzelene grds. veränderbar ist. Die Steuernummer ändert sich z.B. durch Umorganisation im Betrieb, der Name bspw. durch Heirat oder Umfirmierung der GmbH. Dies gescheiht zugegebenermaßen selten, und wenn, dann in der Regel nur einmal, aber für ein Archivierungssystem, dass Akten auch nach 10 Jahren noch auffindbar macht, zu unsicher.

Daher empfiehlt sich die Einführung eines eigenen unveränderlichen Indexbegriffes. Bevor man jetzt anfängt, lange herumzukonstruieren, entschied ich mich für eine laufende Nummer. Ob das wirklich die cleverste Alternative war, wird die Zeit zeigen.

Akten und Unterakten

Akten sind vielfältig. Mal stehen Akten für sich alleine, mal gibt es Vertrags- oder Sonderakten, die den anderen als Begleitakte dienen. Die Frage war, wie wir mit den Bündeln umgehen sollten.

Generell hat man zwei Möglichkeiten, die ich kurz aufdröseln möchte:

Eine Akte = Ein Eintrag

Im Grunde das einfachere System. Es gibt drei Akten, also gibt es auch drei Archivierungsvorgänge. Keine hierarchische Darstellung, kein Problem.

Doch ein Problem. Manche Akten bringen ohne die Unterakte nicht viel. So kann man zwar eine Einkommensteuerakte druchaus auch alleine einsehen, aber ohne die entsprechende Bilanzakte ist der erklärte Gewinn nicht aussagekräftig. Da man aber aus der Liste heraus nicht einsehen kann, was alles in der Akte steckt, bleibt einem nichts anders übrig als den ganzen Wust auf einmal zu bestellen, oder ggf. immer Tageweise einen Teil der Informationen zu bekommen, wenn die nächste zusätzliche Anforderung raus geht.

Ein weiteres Problem wäre, dass die Liste exponentiell wächst. Schließlich generiert ein Fall nicht mehr einen Eintrag sondern ggf. zwei, drei oder mehr. Übersicht Adé.

Akte + Unterakte + Unterunterakte

Das andere System hat auch seine Vor- und Nachtteile.

Eine Akte, die Leitakte, definiert so eetwas wie eine "Hauptsteuerart" des Falles. Andere Akten können sich dieser Akte unterordnen und dann als Bündel mit erfasst werden.

Hier liegt das Problem eher im Detail. So kann bspw. eine Einkommensteuerakte (ESt-Akte) die Zeiträume von 2001 bis 2008 umfassen, die dazugehörige Umsatzsteuer (USt)-Akte aber nur von 2003 bis 2007 gehen. Wie erfasst man nun den unterschiedlichen Inhalt.

Auch liegt ein weiteres Problem im Nutzer der Liste. So muss zum Beispiel die Hierarchie der Akten klipp und klar dargestellt werden, jede Eventualität berücksichtigt werden. Denn überlässt man den Nutzern eine solche Entscheidung selbst.... naja wer mal mit Nutzern zu tun hatte... Ach lassen wir das.

Da mir im Hinterkopf schon schwant, dass ich mit der laufenden Nummer irgendwann Probleme bekommen werde, wollte ich die Liste möglichst kompakt halten. somit entschied ich mich für Tor Nummer zwei, also die Bündel-Lösung.

Umsetzung

Die Struktur der Excel-Tabelle erschließt sich im Grunde fast von selbst.
Man beginnt mit der lfd. Nummer, gefolgt von Steuernummer, Name, beinhaltender Akte und Unterakte, dem Veranlagungszeitraum (VZ) der Leitakte, einem Aussonderungsdatum (gesetzliche Vorgabe) und einem Standort (war mein Vorschlag, wird aber momentan nicht genutzt)

Ab dann wurde es kniffelig.
Wie sollte man nun die Nutzer dazu bringen, die Liste auch richtig zu nutzen?

Ich entschied mich für das naheliegenste was einem Excel bietet: UserForm!

Ich baute zunächst einen Start-Dialog, über den der Nutzer die Funktionen aufrufen konnte. OK zugegeben, ich hab das von einem Kollegen abkopiert, der eine ähnliche Lösung bereits in seinem Amt realisiert hat.Den entsprechenden VBA-Code füge ich bei.

Dann hab ich den Erfassen-Dialog erstellt.
Hierfür habe ich alten Code von früheren Tabellen verwendet, von daher war die Arbeit eher übersichtlich. 🙂

Die Sektion der Leitakten wurden mit Checkboxen realisiert. Bedeutet, dass es nur eine Unterakte pro "Aktenart" gibt. Sollten mehrere vorhanden sein, müssen diese zusötzlich erfasst werden.

Auch hier werde ich den VBA-Code nachreichen.

 

 

 

 

In der Tabellenansicht wurden drei weitere Buttons installiert.

• "Erfassen" ruft den entsprechenden Dialog auf.
• "Drucken (nur für Verwalter)" blendet die Buttons aus und stößt einen Ausdruck an
• "Liste an Verwalter senden" speichert die Lsite automatisch ab, und erstellt eine E-Mail mit vorformuliertem Text, die an den Archivverwalter gesendet wird.

 

 

Die Archivierungsliste ist ähnlich aufgebaut, eine genauere Ausseinandersetzung gibts beim nächsten Mal.